Mail manažer
Modul MAIL MANAGER umožňuje operativní a komfortní odesílání e-mailů přímo z prostředí programů CÉZAR. Zajišťuje mj. přímé odesílání e-mailových zpráv odběratelům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům, umožňuje rozesílání tzv. typizovaných zpráv prostřednictvím tzv. šablon.
Elektronická fakturace a elektronické daňové a účetní doklady
MAIL MANAGER umožňuje vytvářet a odesílat doklady (faktury, dodací listy, objednávky atd.) v elektronické podobě ve formátu PDF. Formát PDF vám umožní odesílat doklady v takové podobě, že příjemce těchto dokladů po jejich vytištění obdrží zcela identickou kopii vámi tištěného dokladu, takže odpadá (i dle zákona) nutnost doklad zasílat poštou. Tím lze nejenom zjednodušit a zrychlit odesílání dokladů a sestav, ale zároveň dosáhnout i značných úspor za nákup papíru a náplní do tiskáren a nákladů na poštovné. Dokumenty v PDF lze vybavit i vaším naskenovaným razítkem a podpisem, takže tyto doklady jsou zcela plnohodnotnými daňovými a účetními doklady v souladu s našimi platnými zákony.
Jaké jsou výhody formátu PDF ?
Formát PDF je celosvětově nejpoužívanější formát pro elektronické dokumenty.
Doklady a sestavy v PDF vypadají zcela identicky jako tištěné (včetně např. loga vaší firmy, definované hlavičky a patičky stránky, razítka, podpisu apod.).
Doklady v PDF formátu jsou standardně zašifrovány a chráněny před dodatečnými neoprávněnými změnami. Máte tak jistotu, že daňové doklady nemohou být nikterak opravovány.
Daňové a účetní doklady odeslané ve formátu PDF jsou všeobecně používané a bezproblémů uznávané jako plnohodnotné daňové doklady bez nutnosti je zasílat v tištěné podobě.
Co je formát PDF a jak prohlížet a tisknout PDF dokumenty ?
Formát PDF, který vytvořila firma Adobe, je celosvětově nejrozšířenějším formátem pro odesílání elektronických dokumentů (daňových dokladů, objednávek, nabídek apod.). Dokumenty v tomto formátu lze zobrazovat a tisknout v prohlížeči Adobe Acrobat Reader, který je k dispozici zcela zdarma (můžete si jej stáhnout zde).
MAIL MANAGER také nabízí možnost hromadného zasílání ceníků a nabídek, odesílání objednávek pro vaše dodavatele, potvrzení objednávek a zálohových faktur pro vaše odběratele a mnoho dalších dokladů a tiskových sestav. Mezi možnosti MAIL MANAGERA patří i odesílání záloh dat do centrály resp. odeslání dat do účetnictví e-mailem. MAIL MANAGER je plně integrován do programu a je schopen automaticky spolupracovat i s Komunikačním managerem pro odesílání právě vyexportovaných dat nebo s Šifrátorem, který umožňuje data před odesláním zašifrovat. Je plně zabezpečen řadou přístupových práv, lze v něm rovněž definovat povolené a zakázané e-mailové adresy, různé skupiny adresátů, automatické přeposílání monitorovacích e-mailů atd. atd.
MAIL MANAGER umožňuje i snadné získání informací o odeslaných e-mailech konkrétnímu odběrateli či dodavateli. Není třeba sestavovat důmyslné filtry či procházet Outlock na všech počítačích ve vaší firmě a přemýšlet, ze kterého vašeho počítače vlastně odešla půl roku stará nabídka, na kterou váš zákazník nyní reaguje. Stačí stisknout Enter na daném partnerovi a získat tak přehled o všech jemu odeslaných e-mailech, včetně možnosti okamžitého zobrazení obsahu odeslaných příloh.
Veškeré e-maily se automaticky odesílají na pozadí, takže nedochází při odesílání k žádnému zdržování při další práci s programem. Rovněž lze rozhodnout, zda právě vytvořený e-mail odešlete ihned nebo jej zařadíte do fronty a takto připravené e-maily odešlete hromadně později. Takto máte možnost například během celého dne připravovat e-maily k odeslání a příslušný odpovědný pracovník o nich může ještě dodatečně rozhodnout zda a které e-maily odešle případně opraví. A pak je možné vybrané nebo všechny připravené e-maily hromadně odeslat. Výhodou této funkce je také optimální využití kapacity připojení k internetu, takže odesílání e-mailů s přílohami je možné provádět například ve večerních nebo nočních hodinách a nebrzdit tak denní chod vaší firmy.